Lohnabrechnung 2026: Der neue Mindestlohn

Der Jahreswechsel gehört zu den sensibelsten Momenten in der Lohnabrechnung. Neue gesetzliche Vorgaben treffen auf bestehende Systeme, Prozesse und Verträge, die oft noch auf dem Vorjahresstand basieren. 2026 ist dieser Anpassungsbedarf besonders hoch.

Mit der größten Mindestlohnerhöhung seit Einführung, neuen Beitragsbemessungsgrenzen und zusätzlichen digitalen Meldeverfahren verändert sich die operative Grundlage der Payroll gleich an mehreren Stellen gleichzeitig. Für Unternehmen bedeutet das: Es reicht nicht mehr, einzelne Werte anzupassen. Vielmehr müssen Prozesse als Ganzes überprüft werden.

In der Praxis zeigt sich, dass Fehler selten durch fehlendes Wissen entstehen. Viel häufiger liegt die Ursache in veralteten Systemen, manuellen Zwischenschritten oder nicht synchronisierten Daten. Ein typisches Szenario: Die Payroll wird mit alten Grenzwerten durchgeführt, der Fehler fällt erst nach der Auszahlung auf, und Korrekturen müssen im Folgemonat aufwendig nachgezogen werden.

Genau deshalb entscheidet sich 2026 stärker als in vielen Jahren zuvor, ob die Lohnabrechnung zuverlässig, korrekt und compliant bleibt.

Mindestlohn 2026: 13,90 Euro und seine Folgen

Zum 1. Januar 2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland von 12,82 Euro auf 13,90 Euro pro Stunde. Damit handelt es sich um die größte einmalige Erhöhung seit seiner Einführung im Jahr 2015. Bereits beschlossen ist zudem eine weitere Anhebung auf 14,60 Euro im Jahr 2027. Insgesamt entspricht das einem Anstieg von 13,88 Prozent innerhalb von zwei Jahren. Mehr als sechs Millionen Beschäftigte sind direkt von dieser Entwicklung betroffen.

Diese Anpassung bleibt nicht auf den Stundenlohn beschränkt, sondern löst eine Kettenreaktion in der Lohnabrechnung aus. Da die Verdienstgrenze für Minijobs gesetzlich an den Mindestlohn gekoppelt ist, steigt sie automatisch von 556 Euro auf 603 Euro pro Monat beziehungsweise 7.236 Euro pro Jahr. Grundlage dafür ist die Berechnungsformel Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet. Gleichzeitig verschiebt sich die Minijob-Zone auf 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich. Beschäftigte in diesem Bereich zahlen weiterhin reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, müssen jedoch korrekt eingestuft werden.

Für Arbeitgeber entstehen daraus klare operative Aufgaben. Alle Stundenverträge, die auf dem bisherigen Mindestlohn basieren oder sich in dessen Nähe bewegen, müssen überprüft und angepasst werden. Arbeitszeitmodelle für Minijobber sollten neu berechnet werden, um ein unbeabsichtigtes Überschreiten der Verdienstgrenze zu vermeiden. Ebenso sind bestehende Arbeitsverträge zu aktualisieren und Payroll-Systeme auf die neuen Werte einzustellen.

Zusätzlich steigt die Mindestausbildungsvergütung im ersten Ausbildungsjahr auf 724 Euro. Auch diese Anpassung muss in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wichtig ist zudem, dass Sachbezüge nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden dürfen. Der gesetzliche Mindestlohn muss vollständig in Geld gezahlt werden. Parallel bleiben die Aufzeichnungspflichten bestehen. Sie gelten weiterhin für Minijobber und für Branchen mit Sofortmeldepflicht. Neu hinzu kommen 2026 unter anderem Friseur- und Kosmetikbetriebe sowie plattformbasierte Lieferdienste, während Forstwirtschaft und Fleischverarbeitung nicht mehr darunterfallen.

Gerade bei diesen Änderungen zeigt sich, wie wichtig es ist, dass Payroll-Systeme gesetzliche Anpassungen automatisch und vollständig abbilden, um Fehler und Nachkorrekturen zu vermeiden.

Neue Rechengrößen 2026: Grenzen und Beiträge

Die neuen sozialversicherungsrechtlichen Rechengrößen gehören zu den zentralen Änderungen für die Lohnabrechnung im Jahr 2026. Sie werden durch die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung festgelegt und bilden die Grundlage für die Berechnung von Beiträgen in allen relevanten Zweigen der Sozialversicherung. Seit 2025 gelten dabei einheitliche Werte für ganz Deutschland, eine Unterscheidung zwischen Ost und West entfällt vollständig.

Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze auf 8.450 Euro pro Monat beziehungsweise 101.400 Euro pro Jahr. In der Kranken- und Pflegeversicherung liegt die Grenze bei 5.812,50 Euro monatlich beziehungsweise 69.750 Euro jährlich. Zusätzlich wird die Versicherungspflichtgrenze für die gesetzliche Krankenversicherung auf 6.450 Euro pro Monat beziehungsweise 77.400 Euro pro Jahr angehoben. Beschäftigte oberhalb dieser Schwelle können sich privat krankenversichern.

Diese Anpassungen haben direkte Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Höhere Bemessungsgrenzen führen dazu, dass Beschäftigte mit höheren Einkommen einen größeren Anteil ihres Gehalts verbeitragen müssen. Für Mitarbeitende, die sich in der Nähe der bisherigen Schwellenwerte befinden, kann sich das Nettogehalt spürbar verändern, selbst wenn das Bruttogehalt gleichbleibt. Unternehmen sollten daher frühzeitig kommunizieren, warum sich Abzüge verändern und wie sich diese zusammensetzen.

Auch die Beitragssätze bleiben ein zentraler Bestandteil der Berechnung. Der allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung liegt weiterhin bei 14,6 Prozent, während der durchschnittliche Zusatzbeitrag auf 2,9 Prozent steigt. Die Pflegeversicherung beträgt 3,6 Prozent, ergänzt um einen Zuschlag von 0,6 Prozent für Kinderlose sowie Abschläge von 0,25 Prozent pro Kind, maximal jedoch 1 Prozent. Arbeitslosenversicherung und Rentenversicherung bleiben stabil bei 2,6 Prozent beziehungsweise 18,6 Prozent. Die Insolvenzgeldumlage beträgt 0,15 Prozent.

Für Arbeitgeber ergeben sich daraus konkrete Prüfaufgaben:

• Sicherstellen, dass alle Beitragsberechnungen auf den neuen Bemessungsgrenzen basieren
• Mitarbeitende nahe der Versicherungspflichtgrenze korrekt einordnen (gesetzlich oder privat versichert)
• die Kinderzahl im System aktuell halten, da sie die Pflegeversicherungsbeiträge direkt beeinflusst

Die Erfassung der Kinderzahl erfolgt mittlerweile über das digitale Verfahren DaBPV, wodurch fehlerhafte oder veraltete Angaben schneller auffallen. Gerade hier zeigt sich, wie wichtig es ist, dass Payroll-Systeme Änderungen automatisch verarbeiten und einheitliche Daten sicherstellen.

Steuerliche Änderungen 2026: Freibeträge und bAV

Neben den sozialversicherungsrechtlichen Anpassungen verändern sich 2026 auch zentrale steuerliche Parameter, die sich direkt auf die Nettoabrechnung auswirken. Für Payroll-Teams bedeutet das vor allem eines: Steuerlogiken müssen korrekt aktualisiert und konsistent angewendet werden.

Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.336 Euro pro Jahr. Einkommen bis zu dieser Grenze bleibt steuerfrei. Das ist insbesondere für Geringverdienende relevant sowie für Beschäftigte im Übergangsbereich oder mit schwankenden Einkommen. Auch bei Minijobbern nahe der Steuergrenze kann sich dadurch die steuerliche Einordnung verändern.

Der Kinderfreibetrag erhöht sich auf insgesamt 9.708 Euro pro Kind, also 4.854 Euro pro Elternteil. Hinzu kommt ein Freibetrag von 2.928 Euro für Betreuung, Erziehung und Ausbildung. Diese Anpassungen wirken sich direkt auf die Lohnsteuerberechnung aus und müssen im System korrekt berücksichtigt werden.

Die Homeoffice-Pauschale bleibt unverändert bei 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr für bis zu 210 Arbeitstage. Für Arbeitgeber ergibt sich hier kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Dennoch ist es sinnvoll, Mitarbeitende auf die weiterhin geltenden Dokumentationsanforderungen hinzuweisen, da diese für die steuerliche Berücksichtigung entscheidend sind.

Im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge steigen durch die höheren Bemessungsgrenzen auch die steuerfreien und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge. Beiträge nach §3 Nr. 63 EStG sind bis zu 676 Euro monatlich steuerfrei, davon bis zu 338 Euro sozialversicherungsfrei. Der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent bleibt bestehen.

Neu ab Juli 2026 ist das Betriebsrentenstärkungsgesetz II. Es ermöglicht Opt-out-Modelle auch ohne Tarifbindung, sofern Arbeitgeber mindestens 20 Prozent beitragen. Das erweitert die Gestaltungsmöglichkeiten, erfordert jedoch eine korrekte Abbildung in der Payroll.

Mit der Aktivrente wird zudem eine neue Regelung eingeführt: Rentnerinnen und Rentner können bis zu 2.000 Euro monatlich steuerfrei hinzuverdienen. Nur der darüber hinausgehende Betrag ist steuerpflichtig. Unternehmen, die weiterhin Beschäftigte im Ruhestand einsetzen, müssen diese Grenze in der Abrechnung berücksichtigen.

Wichtig bleibt außerdem, dass die Fünftelregelung für Einmalzahlungen bereits 2025 aus der Lohnabrechnung entfernt wurde und auch 2026 nicht mehr angewendet wird. Payroll-Systeme müssen die vereinfachte Besteuerung korrekt abbilden, um Fehlberechnungen zu vermeiden.

Digitale Meldeverfahren 2026: Prozesse im Wandel

Die Lohnabrechnung wird 2026 nicht nur durch neue Werte komplexer, sondern auch durch veränderte Meldeverfahren. Für Payroll-Teams bedeutet das vor allem: Prozesse müssen stärker automatisiert und systemseitig integriert werden, um fehlerfrei zu funktionieren.

Ein zentraler Schritt ist die Einführung des elektronischen Meldeverfahrens für die private Krankenversicherung (DaBPV). Ab Januar 2026 werden relevante Daten wie Beitragshöhen und Arbeitgeberzuschüsse digital über das ELStAM-System bereitgestellt. Mitarbeitende müssen keine Papierbescheinigungen mehr einreichen. Arbeitgeber rufen die PKV-Daten gemeinsam mit den steuerlichen Merkmalen automatisiert ab. Für bestehende Beschäftigte erfolgt die Umstellung im Hintergrund, während neue Mitarbeitende von Anfang an vollständig digital erfasst werden.

Auch ELStAM bleibt die zentrale Datenquelle für steuerliche Informationen, wird jedoch technisch weiterentwickelt. 2026 gibt es Anpassungen bei Sperr- und Korrekturmeldungen sowie erweiterte Prüfanforderungen beim Onboarding und Offboarding. Arbeitgeber sollten daher regelmäßig sicherstellen, dass die im System hinterlegten Daten mit den tatsächlichen Verhältnissen der Mitarbeitenden übereinstimmen, um fehlerhafte Abzüge zu vermeiden.

Parallel bleiben klassische Meldepflichten bestehen. Jahresmeldungen zur Sozialversicherung für 2025 müssen bis zum 15. Februar 2026 abgegeben werden. Die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaften sind bis zum 16. Februar fällig. Die Schwerbehindertenabgabe für 2025 muss bis spätestens 31. März 2026 gemeldet und gezahlt werden.

Mit Blick auf 2027 gewinnt zudem die digitale Personalakte an Bedeutung, da sie künftig verpflichtend wird. Unternehmen sollten das Jahr 2026 nutzen, um ihre Systeme und Prozesse frühzeitig darauf auszurichten.

Checkliste: Lohnabrechnung 2026 korrekt umsetzen

Die Vielzahl an Änderungen für 2026 lässt sich am besten als strukturierter Ablauf verstehen. Der erste Schritt liegt bei den Verträgen. Alle Arbeitsverhältnisse, bei denen die Vergütung auf oder nahe am bisherigen Mindestlohn liegt, sollten überprüft werden. Stundenlöhne müssen auf mindestens 13,90 Euro angepasst werden. Bei Minijobbern ist zusätzlich sicherzustellen, dass die monatliche Verdienstgrenze von 603 Euro eingehalten wird. In vielen Fällen erfordert das eine Neuberechnung der Arbeitszeiten.

Im nächsten Schritt sollten die Systemparameter überprüft werden. Payroll-Systeme müssen die neuen Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze, den Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung sowie die differenzierten Pflegeversicherungsbeiträge korrekt abbilden. Ebenso müssen steuerliche Freibeträge und die aktualisierten Grenzen für die betriebliche Altersvorsorge hinterlegt sein. Es empfiehlt sich, vor der Januar-Abrechnung einen Testlauf durchzuführen, um mögliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Qualität der Mitarbeiterdaten. Angaben wie Kinderzahl und Elterneigenschaft müssen aktuell und korrekt sein, da sie die Höhe der Pflegeversicherungsbeiträge direkt beeinflussen. Auch der Versicherungsstatus in der Krankenversicherung sollte insbesondere bei Beschäftigten nahe der Versicherungspflichtgrenze überprüft werden.

Parallel dazu sind alle relevanten Fristen einzuhalten. Jahresmeldungen zur Sozialversicherung für 2025 müssen bis Mitte Februar übermittelt werden, die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft bis zum 16. Februar und die Schwerbehindertenabgabe bis zum 31. März 2026.

Abschließend sollte die interne Kommunikation nicht vernachlässigt werden. Veränderungen in der Nettoabrechnung, insbesondere durch höhere Beitragsbemessungsgrenzen, sollten frühzeitig erklärt werden, um Rückfragen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Mitarbeitende in Deutschland ohne eigene Niederlassung

Für internationale Unternehmen, die in Deutschland einstellen möchten, zeigt sich die Komplexität der Lohnabrechnung besonders deutlich. Die in diesem Artikel beschriebenen Änderungen sind kein Einzelfall, sondern Teil eines wiederkehrenden Musters. Jedes Jahr bringen neue Rechengrößen, angepasste Beitragsbemessungsgrenzen, Änderungen bei steuerlichen Freibeträgen und Weiterentwicklungen bei digitalen Meldeverfahren. Gleichzeitig müssen Minijob-Grenzen neu berechnet und Sozialversicherungsbeiträge korrekt angewendet werden.

Für Unternehmen ohne eigene deutsche Gesellschaft bedeutet das einen erheblichen Aufwand. Der Aufbau einer GmbH, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und die korrekte Abwicklung von Payroll und Meldungen erfordern Zeit, Ressourcen und spezialisiertes Know-how. Fehler führen schnell zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder Prüfungsrisiken.

Deel löst diese Herausforderung über sein Employer-of-Record-Modell. Mitarbeitende werden über die eigene deutsche Gesellschaft, die Deel Germany GmbH, beschäftigt. Als Anbieter mit unbefristeter AÜG-Lizenz (Englisch) übernimmt Deel die vollständige rechtssichere Abwicklung der Beschäftigung. Dazu gehören Arbeitsverträge nach deutschem Recht, die vollständige Lohnabrechnung mit automatisch aktualisierten Grenzwerten und Beitragssätzen, die Anmeldung und Abführung aller Sozialversicherungsbeiträge sowie die korrekte steuerliche Behandlung über ELStAM.

Unternehmen behalten die fachliche Steuerung der Mitarbeitenden, während Deel alle administrativen und regulatorischen Anforderungen übernimmt.

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2026 bedeutet Anpassungsbedarf – aber auch neues Effizienzpotenzial

Das Payroll-Jahr 2026 vereint mehrere grundlegende Veränderungen: die größte Mindestlohnerhöhung seit Einführung, steigende Beitragsbemessungsgrenzen und neue digitale Meldeverfahren, die manuelle Prozesse zunehmend ersetzen. Für Unternehmen in Deutschland ist der Handlungsrahmen klar: Systeme aktualisieren, Daten überprüfen und Veränderungen transparent kommunizieren.

Für internationale Unternehmen zeigt sich zugleich, wie komplex die jährlichen Anpassungen tatsächlich sind. Genau hier wird ein Employer-of-Record-Modell zur strategischen Alternative, da gesetzliche Änderungen automatisch umgesetzt werden.

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